Głównej zawartości

 

 

SPOSOB POSTĘPOWANIA PODCZAS PRZYJMOWANIA DOKUMENTÓW SKŁADANYCH PRZEZ STRONĘ  W TOKU POSTĘPOWANIA ADMINISTRACYJNEGO

 

Zasady uwierzytelniania dokumentów składanych przez stronę w toku postępowania (dowody w sprawie) są uregulowane w art. 76a Kpa:

 

§ 1.  Jeżeli dokument znajduje się w aktach organu lub podmiotu, o którym mowa w art. 76 § 1 lub 2, wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ lub podmiot odpis lub wyciąg z dokumentu. Organ administracji publicznej zażąda udzielenia odpisu lub wyciągu, jeżeli strona sama uzyskać ich nie może. Gdy organ uzna za konieczne przejrzenie oryginału dokumentu, może wystąpić o jego dostarczenie.

 

§ 2.  Zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym.

 

§ 3.  Zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym ma charakter dokumentu urzędowego.

 

§ 4.  Jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami sprawy, organ administracji publicznej zażąda od strony składającej odpis dokumentu, o którym mowa w § 2, przedłożenia oryginału tego dokumentu.

 

     Należy też mieć na względzie treść art. 220 Kpa:

§1 Organ administracji publicznej nie może żądać zaświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, jeżeli:

 

  1)  znane są one organowi z urzędu,

  2)  możliwe są do ustalenia przez organ na podstawie:

a) posiadanych przez niego ewidencji, rejestrów lub innych danych,

b) rejestrów publicznych posiadanych przez inne podmioty publiczne, do których organ ma dostęp w drodze elektronicznej na zasadach określonych w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,

c)  wymiany informacji z innym podmiotem publicznym na zasadach określonych w przepisach o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,

d) przedstawionych przez zainteresowanego do wglądu dokumentów urzędowych (dowodu osobistego, dowodów rejestracyjnych i innych).

 

§ 2. Organ administracji publicznej żądający od strony zaświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego jest obowiązany wskazać przepis prawa wymagający urzędowego potwierdzenia tych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia.

 

Z ww. przepisów wynika, że jeżeli strona w toku postępowania składa istotny dla sprawy dokument (dowód w sprawie), to co do zasady powinna złożyć go w oryginale. Nie ma jednak takiego obowiązku, gdy:

 

- dowodem w sprawie ma być dokument, który znajduje się w aktach organu prowadzącego postępowanie (WKZ), wówczas wystarczający będzie urzędowo poświadczony przez WKZ odpis lub wyciąg z tego dokumentu (§1 art.76a),

- w przypadku innych dokumentów - jeżeli strona nie zamierza złożyć dokumentu w oryginale, może złożyć jego odpis, pod warunkiem, że został sporządzony albo przez notariusza albo przez występującego w tej sprawie adwokata lub radcę prawnego i wówczas poświadczenie zgodności z oryginałem dokonane przez ww. osoby ma moc dokumentu urzędowego (§2 i 3 art.76a).

 

     Należy w tym miejscu podkreślić, że wśród przepisów regulujących zasady przyjmowania dowodów w postępowaniu nie wymieniono możliwości uwierzytelniania przez pracownika prowadzącego postępowanie wszelkich przedłożonych przez stronę w oryginale dokumentów.

 

     Kolejne wyjątki od zasady żądania od strony dołączenia do akt sprawy oryginału dokumentu zostały zawarte w art.220 Kpa i dotyczą dokumentów urzędowych mających postać zaświadczeń. Szczególną uwagę należy zwrócić na art.220 §1 pkt d) Kpa, z którego wynika, że nie żąda się zaświadczenia, jeżeli zostanie przedłożony do wglądu dokument urzędowy, taki jak np. dowód osobisty bądź rejestracyjny, niektóre dyplomy lub świadectwa.

 

     Wśród przepisów regulujących zasady przyjmowania dowodów w postępowaniu nie wymieniono wprost możliwości uwierzytelniania przez pracownika prowadzącego postępowanie wszelkich przedłożonych przez stronę w oryginale dokumentów.

 

Podstawa prawna: Kodeks postępowania administracyjnego.